Якщо ви вирішили зайнятися бізнесом, вам обов’язково потрібний офіс. І як його правильно вибрати – питання важливе, не даремно вибір розташування офісу повинен бути обґрунтований у бізнес-плані, який ви обов’язково повинні скласти не тільки якщо збираєтеся просити інвестицій для відкриття бізнесу, але і якщо ви дійсно хочете відкрити бізнес, який буде приносити дохід.
Отже, чим слід керуватися при виборі розташування офісу?
Звичайно, це залежить від роду бізнесу, яким ви збираєтеся займатися. Якщо ви відкриваєте компанію, що надає, наприклад, транспортні послуги, то до вашого офісу навряд чи приїжджатиме велика кількість клієнтів – в основному всі переговори ви будете вести по телефону.
У такому випадку зовсім не важливо, де саме буде знаходитися ваш офіс: логічніше в такому разі або зробити офіс поруч з гаражем, або, якщо немає такої можливості – в будь-якому місці, де орендна плата буде менше. У цьому випадку також не має значення, у першій чи другій лінії будинків знаходиться офіс.
Те саме стосується фірм, які займаються оптовою торгівлею. А от якщо ви відкриваєте, наприклад, контору з організації свят, то важливим буде і місце розташування, і наявність зручного під’їзду до офісу, і наявність місця для паркування, і розмір офісу: адже в приміщенні обов’язково потрібно буде виділити окрему кімнату для переговорів з клієнтами.
Таку контору краще відкривати в центрі міста або якщо такої можливості немає, то в спальному районі (цей варіант набагато гірший), але в жодному разі не на околиці!
Нотаріальну контору можна відкривати практично в будь-якому районі міста – цей вид послуг буде затребуваний і в центрі міста, і в спальному районі, і навіть в індустріальному. Тільки в промисловому районі все ж таки кількість відвідувачів буде невеликою.
Падає останнім часом і кількість відвідувачів у нотаріусів, які відкрили свої контори в центрі міста: багато хто вважає, що з центру вже напевно будуть великі черги, і звертаються до нотаріуса неподалік свого будинку.
Деякі види бізнесу вимагають відкриття офісу в місцях із великим проходженням людей.
Наприклад, дитячу перукарню або офіс фірми, що виготовляє на замовлення кухонні меблі, має сенс відкривати у великому торговому центрі:
там повз офіс проходить багато народу, і, відповідно, вам знадобиться набагато менше вкладень, щоб вашу фірму дізналися.
До речі, у цьому випадку у вас є можливість і заощадити:
- по-перше, торгові центри охороняються,
- по-друге – у них є туалет, і ви можете орендувати офіс такого розміру, який потрібний саме для ваших офісних потреб.
До речі, про розміри: ви повинні задуматися про те, якого розміру офіс вам потрібен, до того, як почнете шукати відповідне приміщення.
Якщо буде менше, ніж потрібно – вам та вашим співробітникам буде не комфортно в ньому працювати. А якщо більше – то й платити, відповідно, доведеться більше.
Для чого використовувати відеоспостереження в офісі
Камера відеоспостереження допоможе визначити сумлінних працівників. Це тільки в очах підлеглих директорське крісло має місце під сонцем. Адже багатьом невтямки, що керівнику доводиться щодня вирішувати безліч проблем, серед яких вибір нагляду за молодшими колегами – одна злободенні. У тому, що контроль необхідний ясно кожному начальнику, чия кар’єра починалася не за протекцією когось із родичів, а була “виліплена” власними руками.
Якщо не він сам – тоді б нічого не домігся, то багато хто з оточуючих його колись колег, здається, досить часто демонстрували не найбільше прагнення роботи. Паралельно з бажанням отримувати зарплату, причому з преміями та надбавками. А за що, власне?
Хочете зрозуміти: чи відпрацьовують підлеглі, виплачувані ним кошти, чи не навішують на бюджет фірми виплати, що ніяк до неї не відносяться – у вигляді дзвінків у віддалені куточки планети з робочих телефонів, як часто витрачають робочі години на вирішення особистих проблем?
Встановіть відеокамери у приміщеннях, де працівники виконують свої обов’язки. Дізнаєтесь багато цікавого. Принагідно підстегнете колектив до більш продуктивної праці. Щоправда, любов до своєї особи можете втратити. Хоча зовсім не факт, що вона мала бути взагалі. Зважилися? Ринок готовий запропонувати вам різноманітні Мініатюрні відеокамери та відеореєстратори, умовно розділені на два класи: що забезпечують приховану відеозйомку та працюють відкрито.
У першому випадку апарати “не мозолять” підлеглим очі, але й розслабитися не дають – не заважаючи хіба що найзабудливішим. Для останніх додатковим заходом стимуляції до роботи може стати розмова “тет-а-тет” з начальством. Якщо недбайливому співробітнику заманеться заявити про свою неймовірну працелюбність, то ви завжди зможете йому уявити факти, що явно свідчать про його нещирість у цьому випадку.
Загалом, дбаєте про нервові системи своїх працівників – встановлюйте камери прихованого спостереження. Тільки людей про це попередьте – законодавство зобов’язує. Можна за допомогою заяви на планерці, або розклеївши пару оголошень – у місцях, де ці апарати і встановлені.
Хоча, людина досить швидко звикає до змін в навколишньому інтер’єрі, навіть якщо ці зміни є свого роду донощиками. Тому, якщо надумали купити приховану камеру і вона виявиться на порядок дорожчою за аналогічний прилад, але для зйомки відкритою, то можете сміливо віддати перевагу другій групі (якщо ви обмежені в бюджеті). Своє призначення вона виконає так само добре, як її “родичка”. За бажання можна стежити за роботою співробітників навіть у момент своєї відсутності на підприємстві, але тоді доведеться підключити систему до виходу у всесвітню мережу.
Як правильно спланувати офісний переїзд
Зміна офісного приміщення для сучасної компанії в умовах світу, що швидко змінюється, явище не рідкісне. Особливо сьогодні під час посткризового застою фінансових потоків. З цієї ж причини ринок вантажоперевезень перегрітий пропозиціями щодо офісного переїзду.
Це відбувається з наступних причин: при бізнес-центрах та бізнес-інкубаторах все частіше відкриваються малі компанії, які надають виключно сервіс з перевезення офісу з одного бізнес-центру в інший. Такі компанії дуже швидко захопили майже половину ринку.
У принципі такий стан речей цілком можна було передбачити, що воно еволюціонувало. І бізнес-центри зайняли дуже вигідну позицію. У цьому середовищі решта компаній, профільний бізнес яких вантажоперевезення, виявилися позбавленими звичної кількості клієнтів. А треба сказати, що фірма, що переїжджає, це хороший “жирний” клієнт.
Без зовнішнього підживлення прибутком невеликі компанії збанкрутували, та й у великих побільшало конкуренції стало з’являтися дуже багато компаній “операторів” вантажоперевезень. Це компанії, які не мають своєї матеріально-технічної бази. Вони не мають автопарку, немає такелажного обладнання, немає вантажників.
Бізнес функція таких компаній – збирання клієнтів.
Принцип дії дуже простий: розміщується неймовірно велика кількість реклами у різних джерелах. Таких як Інтернет, газети, паперові оголошення тощо.
Диспетчер приймає заявки через Email але частіше за телефоном та розміщує заявку в реальних компаніях, що надають послуги вантажоперевезень, за певний відсоток.
Таким чином, ціна на схожі послуги може сильно відрізнятися в різних компаніях. Варто привернути до себе увагу при плануванні переїзду. Як і в багатьох інших галузях компанії оператори сильно підігрівають пропозиції, не вносячи на ринок продукту.
В силу сказаного вище очевидно, що при плануванні переїзду офісу необхідно ретельно вибирати компанію виконавця та приділяти більше уваги не операторам перевезень, але дійсним перевізникам. Розібратися хто з них, хто Вам допоможе порівняння цін та прямі питання.
Трудомісткість
Крім цінового питання варто приділити пильну увагу кваліфікації компанії – перевізника. Почати потрібно з оцінки трудомісткості саме Вашого випадку. Для цього необхідно зрозуміти які саме типи робіт потрібно виконати для переїзду конкретно вашого офісу: перевезення офісних меблів. Надається у 100% випадках при перевезенні офісу.
Звичайно цю послугу надають всі компанії, що займаються перевезенням офісу. Зверніть увагу, що перевезення меблів складається з декількох підзадач: розбирання меблів, упаковка, власне перевезення та монтаж на новому місці. При плануванні переїзду зверніть увагу на ці підпроцеси.
Нічого складного ця послуга не представляє, якщо її правильно декомпозувати і розуміти, хто робитиме кожен етап – представники Вашої фірми або фахівці найманої компанії.
Перевезення комп’ютерної та мережевої інфраструктури.
Не для кого не секрет, що наявність обчислювальної та іншої техніки є невід’ємною ознакою сучасного офісу.
Багато компаній вантажоперевізники чудово знають про це. Але не всі відрізняють перевезення офісних меблів та перевезення комп’ютерів. Звичайно, якщо у Вас в офісі 3 – 5 комп’ютерів, то особливого сенсу у спеціальному їх перевезенні немає. Проте, слід враховувати такі тези: комп’ютерна техніка надзвичайно сприйнятлива з трясях; треба не просто розібрати комп’ютер, треба після правильного транспортування ще й правильно його зібрати.
Добре, якщо на Вас працює системний адміністратор, а якщо його немає. Втім, якщо парк ЕОМ вашої компанії досить великий (100 ПЕОМ), вам не обійтися тільки внутрішніми ресурсами. Та й нема до чого. У Санкт-Петербурзі, наприклад, як і в інших містах є компанії, які надають професійну послугу з перевезення комп’ютерів і серверів.
Такелажні роботи.
Найскладніший тип робіт під час перевезення. Частково це пов’язано з тим, що її не часто замовляють. Але основна причина саме у її трудомісткості. Для перевезення звичайного офісу не потрібно проводити такелажні роботи.
Вони потрібні, якщо: у вашій компанії встановлений важкий сейф понад 500 кг; необхідно перевезти інший негабаритний та важкий вантаж (пам’ятник, фонтан та ін.).
Не всі компанії надають послугу з такелажним роботам. Цей процес вимагає спеціальної підготовки такелажників, а також спеціалізованого обладнання та оснащення. Дуже не багато компаній можуть собі дозволити тримати на балансі всю цю техніку та людей. Однак якщо компанія може виконувати виробництво такелажних робіт, це індикатор професіоналізму.
Перевезення спеціалізованого обладнання.
Поряд із звичайними і не дуже предметами офісу саме у Вашому випадку можуть бути об’єкти при перевезенні яких необхідно враховувати якісь спеціальні умови. Наприклад, при перевезенні сейфа або негабаритного вантажу або при перевезенні серверних стійок. Є випадки, до яких треба підходити унікально. При плануванні переїзду треба оцінити чи є такі об’єкти у Вашому офісі і приділяти їм спеціальну увагу внутрішніх ресурсів та зовнішньої компанії перевізника.
Контроль та гарантії
Окрему увагу при плануванні переїзду необхідно приділити тому, щоб результати переїзду були передбачуваними. а наслідки заплановані. Грубо кажучи, треба бути впевненим, що після переїзду офіс у короткий час приступить до виконання обов’язків у звичному режимі.