Управління часом (тайм-менеджмент) – це технології з організації та ефективного використання свого робочого часу.
Ви не можете збільшити кількість годин на добу, але ви можете провести їх більш ефективно та з меншим стресом. Ймовірно, ви чули про методи управління часом раніше і, можливо, навіть докладали зусиль з управління своїм часом. Однак, спроби більшості людей збільшити продуктивність витісняються сучасними технологіями: смартфони, планшети, пошукові системи, соціальні медіа – все це знижує концентрацію уваги і насичує наш мозок марними фактами.
Використання методів управління часом допомагають при вирішенні та виконанні завдань, проектів, досягненні певних цілей.
Ці методи засновані на правильній постановці цілей та завдань, організації, вмінні планувати, правильно розставляти пріоритети. Це стосується не тільки виробничих процесів чи розвитку бізнесу, а й особистої діяльності людей.
Усім знайома ситуація, коли на справи не вистачає часу. Начебто все було розплановано і враховано, але виник дефіцит часу, і частину справ довелося відкласти. “Час підтискає, я нічого не встигаю” – таке ми самі часто говоримо і чуємо від своїх друзів та знайомих. Чому так виходить і що треба робити, щоб усе встигати?
1. Розділіть складні завдання на частини, перемикайте увагу.
Складні завдання можна спростити та виконати їх швидше та ефективніше, розбивши на частини. Також позитивно впливають двохвилинні перерви, але це має бути не просто відпочинок: переключіть свій мозок на інші завдання, наприклад, вирішіть кросворд або складіть графік наступного тижня в щоденнику. Ваш мозок, таким чином, несвідомо опрацює інформацію під час відволікаючих завдань і збільшить вашу працездатність.
2. Розставте пріоритети.
Щоб правильно розставити пріоритети у виконанні завдань, розділіть їх на термінові, менш термінові та другорядні за наступною схемою.
3. Встановлюйте часові блоки у списку справ.
Один із методів управління часом – складання списку ваших справ. Але списки можуть бути не ефективні, оскільки часто люди залишають найскладніші завдання на кінець дня або зовсім скасовують їх.
Натомість виділяйте тимчасові блоки для кожного завдання, при необхідності збільшуючи їх. Як ви можете встановити пріоритет, якщо не знаєте, скільки часу у вашому розпорядженні на те чи інше завдання? Залиште кілька порожніх рядків у щоденнику для неминучих проблем та перерв, щоб звільнити місце для завдань, які можуть зайняти більше часу.
4. Сортування.
Багато людей витрачають багато часу на електронні листи, дзвінки та запити, які часто не потребують нашої термінової уваги. Якщо у вас складний проект, над яким працює кілька людей, спілкуйтеся з ними наживо пару разів на день, а не електронною поштою кожні 10 хвилин.
Не перевіряйте постійно електронні листи, обробляйте повідомлення партіями, наприклад, раз на три години. Те саме стосується зустрічей: ви дійсно повинні там бути присутніми чи це лише формальність, яка забере ваш час?
5. Обмежте серфінг в Інтернеті.
Скільки разів ви шукали відповідь на своє запитання через пошукові системи, блукали через гіперпосилання, переходячи з електронної пошти до Facebook? Дослідження показують, коли люди шукають відповідь в інтернеті, вони відвідують надто багато сайтів, коли достатньо лише парочки. Обмежте пошук лише тим, що вам потрібно для проекту. Щоразу, коли працюєте над важливим дорученням, відключайте всі свої гаджети.
6. Тренуйте силу волі.
Сила волі – це ключ до ефективності, так само, як і м’язи вашого тіла, якщо ви тренуєтеся частіше, вони ростуть, а ви знайдете витривалість. Тренувати силу волі ви можете виконувати прості вправи: використовуйте не домінантну руку, щоб відкрити двері або почистити зуби. Таким чином, ви зміцните свою увагу на найважливіших завданнях.
Коли ви практикуєте зміну звичних методів, ви здійснюєте контроль над вашими процесами, що в результаті позитивно позначиться на управлінні часом. Також ви можете змінити маршрут на роботу або відмовитись на тиждень, наприклад, від нездорової їжі.
Судді та хірурги, які приймають важливі рішення протягом усього дня, використовують подібні прийоми.
Вранці ваша сила волі завжди сильніша, адже найлегше відмовитися від тренування ввечері, наприкінці робочого дня не хочеться виконувати доручення начальства, а хочеться швидше дістатися додому.
