Не рідкість такі ситуації, фірма бере на роботу на часткову зайнятість бухгалтера, має хороші рекомендації та резюме, грошей просить не багато. Працює цей бухгалтер якийсь час і потім зникає. Через деякий час із податкової надсилають штраф, а старого бухгалтера вже не знайти. Такі ситуації підривають довіру директора до будь-яких бухгалтерів.
Чи можна якось підстрахуватися від таких випадків? Якщо ви, починаючи свій бізнес, постаралися хоч трохи розібратися в основах бухобліку та податків самостійно, вам, звісно, буде легше. Якщо не розібралися, витратите якийсь час і розберіться, організуйте собі податковий лікнеп. Майте на увазі, що якщо ви знайшли фахівця, який зміг вам просто і зрозуміло роз’яснити взаємини вашого бізнесу з державою, його можна вважати хорошим бухгалтером.
Пропонуємо вам кілька простих порад, які допоможуть вам налагодити зі своїм бухгалтером довірливі стосунки.
Домовляючись з бухгалтером про роботу вдома, будьте уважні
На первинному етапі будь-якого бізнесу вигідніше знайти бухгалтера, який приїжджає до вас пару разів на тиждень або на місяць, щоб забрати документи і потім привезти звітність, а потім самостійно здає її за вашою довіреністю до податкової та у всілякі фонди.
З таким бухгалтером треба обов’язково укласти договір, взяти всі його можливі контакти, аж до близьких родичів: не треба соромитись, якщо треба, їм зателефонувати: раптом зниклий бухгалтер до лікарні потрапив?
Якщо такого договору ви не уклали, корисно було б щоразу брати з бухгалтера розписки щодо отримання документів. Про всяк випадок, не передавайте бухгалтеру своє право підпису як платіжних, так і податкових документів.
Перевіряйте банківські виписки
При можливості просіть свого бухгалтера розшифровувати вам усі рядки у банківській виписці. Якщо щось здасться вам дивним, попросіть показати документи, що підтверджують. Особливо уважно треба перевіряти суми, які знімаються для виплати зарплати, для витрат на відрядження або для господарських потреб.
Корисно також у Excel завести документ, що включає графи:
- залишок початку дня;
- надходження протягом дня;
- витрати за день
- залишок наприкінці дня.
При цьому залишок на кінець дня має збігатися із залишком відповідно до виписки на початок майбутнього дня.
Уважно стежте за готівкою
Буває, і дуже часто, що бухгалтер забуває оформляти касові документи – видаткові та прибуткові касові ордери. А якщо податкова виявить недотримання касової дисципліни, то це загрожує штрафом.
Тому треба завести правило: раз на місяць просити бухгалтера показати касову книгу, журнал обліку прибуткових та видаткових касових документів, а також повні дані про всі витрати. Для цього недостатньо пред’явити копії чеків. Якщо бухгалтеру важко відповісти, щось тут не в порядку.
Необхідно звертати увагу на дати, проставлені в документах: вони повинні відповідати періоду, який ви перевіряєте.
Розберіться, кому було видано гроші, для якої мети, чи достатньо розбірливо прописані суми. Можна зіставити залишки на кінець та початок дня, записи в касових прибутково-видаткових документах та у касовій книзі. Усі вони мають співпадати з дійсними доходами та витратами.
Робіть вибіркові перевірки залишків на складі
Корисно запитати у бухгалтера звіт щодо залишків на складі, а також відомість про рух товарів. У випадку, якщо ваш асортимент – це не один-п’ять товарів, треба заздалегідь визначитися, коли і що саме ви перевірятимете.
Для перевірки треба вибирати або дефіцитні товари, або ходові, а також найцінніші з матеріалів і сировини. Можна звернути увагу, чи адекватні одиниці виміру та кількість товарів у прибуткових та у видаткових документах, чи збігаються ці величини із зазначеними у звіті щодо залишків, а також у відомостях руху товарів. Подібні перевірки бажано робити не менше разу на місяць, якщо, звичайно, ви самі не виконуєте функції продавця і комірника, і не тримаєте всі товари тут же, за завісою.
Спостерігати також можна
Контролювати рух грошей та товарів – найкращий спосіб перевірки роботи бухгалтера, та й будь-якої іншої людини, якій ви довіряєте турботу про свої фінансові потоки.
Можна скористатися й більш екзотичними способами – перевіряти бухгалтерський комп’ютер, використовуючи спеціальні програми, встановлювати в кабінеті бухгалтера потайні мікрофони та відеокамери, організувати стеження. Можна робити таємні позначки на важливих документах – договорах, рахунках, актах, підписаних вами, щоб ймовірність підробки підпису було виключено.
Якщо бухгалтер зник
Якщо у вас зникли гроші чи документи, треба звернутися до поліції із заявою. Там необхідно взяти довідку на підтвердження прийому у вас заяви та віддати її до податкової інспекції. У цьому випадку можна попередити штрафи за несвоєчасну сплату податків та здачу звітів.
Не поспішати звільняти бухгалтера, поки ви не розберетеся, чи зможете ви притягнути його до адміністративної чи кримінальної відповідальності. Проведіть звірку з податковою та всіма фондами. Разом з новим бухгалтером доведеться перевірити всі періоди, за які ніс відповідальність ваш фахівець, що втік.