Як все встигати та правильно планувати час

Якщо у вас виникла термінова необхідність встигнути зробити багато справ за короткий період часу, знайте – ви не вмієте планувати свій час та справи. Тому що при правильному плануванні всі справи виконуються вчасно, без зволікання та створення напруженої ситуації. На щастя, планування можна навчитися за кілька днів. Ми розглянемо найпростіший спосіб організації всіх справ на один список і визначимо їхню пріоритетність.

Візьміть аркуш А4 та запишіть усі справи на аркуші паперу одним списком. Записуйте абсолютно все, що вам спаде на думку. Не оцінюйте та не переписуйте. Запишіть ті справи, які потрібно зробити сьогодні, завтра, за тиждень, рік, 10 років і більше. Пишіть, пишіть, пишіть. Не турбуйтесь про кількість.

Головне, чого вам потрібно домогтися — це звільнити свою голову від хаосу думок. Що більше думок ви запишіть, то краще. Іноді їх кількість може перевищити позначку в 100. Коли ви спишите весь лист А4, не продовжуйте писати з іншого боку. Краще візьміть новий аркуш паперу. Це потрібно для того, щоб потім, склавши всі списані аркуші поруч, можна побачити повну картину справ. На це заняття потрібно близько 30 хвилин.

Визначте пріоритетність

Як все встигати

Якщо ви зробили попереднє завдання, тоді у вас перед очима повинні знаходитися всі справи, які вам потрібно виконати зараз або в найближчому майбутньому. Звичайно, цей список не повний, але цього достатньо.

Тепер настав час визначити, які справи є пріоритетними. Пріоритетний означає – головний. Навіщо треба визначати основні відносини. Для того, щоб знати, що зробити в першу чергу, а що може почекати. Правда полягає в тому, що всі справи вам не вдасться зробити, бо просто не вистачить часу. Але на основні справи часу вистачає завжди. Якщо ви ще ніколи не визначали пріоритетні справи, тоді ви втратили багато часу.

Визначити пріоритетність можна за допомогою простої матриці Ейзенхауера. Принцип її дуже простий, але дає чудові результати. Спробуйте і ви здивуєтеся.

Усі завдання поділяються на 4 групи:

  • • Важливі та термінові
  • • Важливі
  • • Термінове, але не важливе
  • • Не термінове та не важливе

Важливі та термінові. Це справи, які слід зробити негайно, щоб уникнути незворотних наслідків.

Потрібно уникати появи цих справ, намагатися їх передбачити.

Наприклад:

  • • Піти на зустріч
  • • Підготувати документ
  • • Забрати дітей зі школи

Важливі. Це ті справи, які наближають до цілей та бажань. Потрібно зосереджувати на них усю свою увагу, тому вони приносять найбільшу віддачу. Як уже було сказано вище, краще планувати важливі справи заздалегідь, щоб вони не ставали важливими та терміновими.

Наприклад:

  • • Виконати роботу у строк
  • • Висипатися
  • • Слідкувати за здоров’ям
  • • Зберігати гроші

Термінові, але важливі. Ці завдання дуже схожі на справи першої категорії важливі та термінові, але вони лише віддаляють від досягнення цілей та бажань. Не треба сприймати все термінове за важливе. У цьому саме найбільша помилка, що призводить до авралів і проблем. Чи не термінове і не важливе. Це дріб’язкові, зате приємні справи, які забирають багато часу у важливих справ. Також такі справи називають поглиначами часу. Таких справ навіть не варто робити.

Тепер вам потрібно розділити всі справи ваших списків на 4 категорії. Це дуже просто. До кожної справи у вашому списку задайте питання: «Які довгострокові наслідки у цієї справи?» Якщо наслідки великі, то ставите букву «В» (важливе) ліворуч від завдання, якщо ні, то не ставите. І друге питання: «Чи можуть бути якісь наслідки найближчими днями якщо не зробити цю справу?» Якщо так, то ставите букву «С» (термінове) зліва від завдання, якщо не, то не ставите. Поставте ці два питання до кожної справи у списку. І тепер ви бачите, які справи потрібно робити в першу чергу. На початку «ВС», далі «В», далі «С», а ті, що залишилися без позначок, можна викреслити.

Якщо у процесі визначення пріоритетності у вас з’явилися ідеї нових справ, обов’язково впишіть їх у спільний список та визначте їхню пріоритетність. На виконання цього завдання потрібно близько 20 хвилин. Виконуйте одну справу за іншою без переривань

Тепер, коли у вас є список справ, відсортованих за пріоритетністю, все, що вам залишається, це приступити до виконання справ. Розставлення пріоритетів дозволить вам зробити найтерміновіші та важливі справи якнайшвидше. І на цьому етапі абсолютно всі люди стикаються з такою проблемою, як переривання. Переривання збільшують час виконання справи як мінімум вдвічі. А іноді й у кілька десятків разів. Класичний приклад читання книги. Іноді цей процес може затягнутися на місяць, а може, на рік. А, до речі, для прочитання середніх розмірів книги потрібно близько 8 годин. 4 дні по 2 години щовечора, і справа готова.

Поширені переривники:

  • • Телевізор
  • • Телефон
  • • Колеги
  • • Родина
  • • Інтернет
  • • Нова ідея чи справа
  • • Та інші

Виберіть справу зі списку, виходячи з пріоритетності. Визначте приблизний час виконання справи. І доведіть його до кінця, не перериваючись. Після виконання справи, викресліть її зі списку та винагородіть себе за виконану роботу будь-яким способом. І приступайте до виконання наступної справи.

Виконавши всі вище перераховані кроки, ви збільшите свою продуктивність у кілька разів і встигнете зробити майже все.

Як стати консультантом Оріфлейм

Електронний гаманець – як користуватись

Як правильно скласти резюме

Комментарии 1

Добавить комментарий